Choisissez une méthode d'enregistrement des notes

Traditionnellement, toutes les notes de réunion étaient prises à la main et sur papier. Certaines personnes préfèrent encore procéder de cette façon, tandis que d'autres préfèrent les saisir directement dans un ordinateur sur un modèle ou un document. Si vous optez pour la méthode du papier et du stylo, assurez-vous d'avoir suffisamment de papier et de stylos supplémentaires pour ne pas avoir à quitter la salle pour aller chercher d'autres fournitures. Si vous utilisez un ordinateur portable, assurez-vous que la batterie est suffisamment chargée pour tenir toute la réunion ou que vous pouvez le brancher. Il est également possible d'enregistrer la réunion - voir nos conseils sur la façon d'enregistrer les réunions.

Vous pouvez le faire pour le transcrire plus tard, ou simplement l'utiliser comme sauvegarde pour clarifier certains détails. Avant de procéder, veuillez obtenir toutes les autorisations nécessaires et tous les participants doivent être informés avant le début de l'enregistrement. Vous pouvez enregistrer en utilisant un smartphone, un iPad ou un autre appareil d'enregistrement. Après la réunion, vous pouvez obtenir une transcription professionnelle des informations.

Comprendre les attentes

Si c'est la première fois que vous prenez des notes, ou si vous êtes nouveau dans l'organisation, confirmez les attentes de la personne responsable en ce qui concerne les notes. Il peut y avoir un format spécifique à respecter. Elle peut également avoir une préférence pour l'inclusion ou l'exclusion de certaines informations. En vous assurant que vous comprenez ce que l'on attend de vous, vous éviterez toute mauvaise communication ultérieure.

Connaître l'ordre du jour

Avant le début de la réunion, prenez quelques minutes pour examiner l'ordre du jour. Celui-ci doit présenter le plan de la réunion. Utilisez ces informations pour créer un plan pour les notes du procès-verbal. Le fait de connaître les sujets qui seront abordés et les votes ou présentations prévus vous aidera à enregistrer les éléments clés. Il existe de nombreux types de modèles utiles pour l'enregistrement des procès-verbaux de réunions. Vous remplissez autant d'informations que possible avant le début de la réunion, puis vous ajoutez les notes au fur et à mesure de son déroulement. 

Prêtez une attention particulière

Il est de votre devoir d'écouter attentivement tout ce qui se dit. Vous n'êtes pas tenu d'écrire mot pour mot ce qui est dit, mais pour comprendre le contexte de la conversation, vous devez être attentif. C'est à vous de décider quelles informations sont importantes et doivent être notées et quelles sont celles qui ne sont que du vent et des commentaires. Vous devrez filtrer les propos qui n'ont rien à voir avec le sujet abordé. Tenez-vous-en à documenter les décisions, les changements, les délais et les résultats des votes prévus à l'ordre du jour. N'incluez pas de pensées ou d'opinions personnelles dans les notes. Ce n'est pas le lieu pour des suggestions ou des idées de votre part.

Comment prendre des notes de réunion - Que faut-il inclure ?

Puisque vous n'écrivez pas tout mot à mot, que devez-vous inclure ? Les notes de réunion doivent commencer par la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que le nom de l'organisation ou du groupe qui l'a organisée. Elles doivent également mentionner toutes les personnes présentes, y compris vous-même. S'il y a eu des personnes qui n'ont pas pu venir, veuillez le noter également.

Le procès-verbal doit ensuite suivre l'ordre du jour en donnant un bref résumé de chaque point. S'il y a eu des votes, les résultats doivent être enregistrés. Toutes les motions acceptées ou rejetées doivent également être documentées, de même que toute nouvelle question. Selon l'organisation, les notes de réunion peuvent être utilisées comme document légal en cas de litige. Il convient de s'assurer que les informations sont exactes et de ne jamais utiliser de citations directes. En cas de doute, vous pouvez toujours confier les enregistrements audio de la réunion à un service professionnel de transcription audio

Clarifiez les détails manquants

Comment prendre des notes de réunion - Que faut-il inclure ?

Si plusieurs personnes sont présentes, il se peut que plusieurs personnes parlent en même temps. Il est possible que vous manquiez un ou deux détails qui devraient figurer dans les notes de la réunion. Si vous n'êtes pas sûr d'une réponse ou d'une décision, ou même du nom d'une personne ou de sa contribution, n'hésitez pas à demander des précisions. Ces notes de réunion seront l'examen historique final de ce qui s'est passé, il est donc essentiel que tout soit exact et vrai.

Organisez les notes

Dès que la réunion est terminée, commencez à organiser vos notes. Vous aurez plus de chances de vous souvenir des petits détails si vous y travaillez tout de suite. Prenez le temps de revoir toutes les entrées et faites les ajustements nécessaires.

Vous devrez peut-être corriger certaines formulations et la grammaire. Utilisez toujours le même temps lors de la rédaction des notes. L'examen des notes doit être facile à lire et à comprendre, même pour une personne qui n'était pas présente.

L'approbation

Avant que les notes de la réunion ne soient distribuées et classées comme définitives, obtenez l'approbation de la personne concernée. S'il y a des corrections à apporter, faites-les immédiatement et soumettez-les à nouveau pour obtenir l'approbation finale. Vous voulez vous assurer que le document est complet et correct avant la distribution finale.

Distribution

Une fois l'approbation finale donnée, distribuez les notes de la réunion. Celles-ci doivent être envoyées à tous les participants, à ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion et à toute autre personne que vous avez désignée comme destinataire. Vous devez confirmer la méthode de distribution. Il peut s'agir d'un courriel sous forme de pièce jointe en format PDF. Une autre option consiste à utiliser Google Docs, qui dispose d'une fonction de partage permettant aux membres du groupe de les consulter.

Classement et stockage

Une fois la distribution effectuée, les réunions doivent être classées ou stockées. Elles peuvent être stockées sous forme de copie papier imprimée dans un dossier, ou stockées électroniquement sur un disque dur. Elles peuvent également être stockées en ligne à l'aide de Google Docs ou d'un autre système de stockage en ligne.

Conseils pour rédiger le procès-verbal d'une réunion et prendre des notes

Le procès-verbal est un catalogue des détails importants d'une réunion. Il sert de point de référence pour ceux qui y ont assisté et de valeur informative pour ceux qui n'ont pas pu y assister. Apprendre à prendre des notes de réunion de la bonne manière donne une image précise de toutes les affaires qui ont été discutées et de toutes les décisions qui ont été prises.