COMMENT ET POURQUOI DÉCLARER VOTRE SITE WEB À LA CNIL ?

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    La protection de la vie privée en ligne est devenue une préoccupation cruciale, et la réglementation en matière de protection des données s’est considérablement renforcée. Si vous possédez ou exploitez un site web, il est essentiel de comprendre pourquoi et comment déclarer votre site à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en France. Cette déclaration est rendue obligatoire en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi sur la confiance dans l’économie numérique (LCEN). Elle vise à garantir que vos pratiques de collecte, de traitement et de stockage des données personnelles des utilisateurs sont conformes à la réglementation en vigueur. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes essentielles pour déclarer votre site web à la CNIL, en mettant l’accent sur la protection de la vie privée et la conformité RGPD.

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     Ce qu’il faut savoir en tant que propriétaire ou créateur de site web

    Afin de minimiser les conflits liés au respect de la vie privée, le législateur français a adopté la loi du 21 juin 2004, connue sous le nom de Loi de la confiance dans l’économie numérique (LCEN), qui confirme les dispositions de la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978.

    Ces lois ont été complétées en 2018 par le RGPD. Une fois votre site web achevé, vous pouvez utiliser cet outil numérique pour collecter des données et les exploiter afin de prospecter et de relancer vos clients potentiels. Cependant, il est important de déclarer la collecte de données sur votre site internet, que ce soit en France ou ailleurs dans le monde, car cela implique l’identification personnelle et comporte certains risques en matière de respect de la vie privée.

    En effet, la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 exigeait que les entreprises obtiennent le consentement du client (visiteur du site web) afin d’exploiter des informations personnelles le concernant. La loi demande donc aux sociétés de déclarer auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) les services envisagés impliquant le traitement de fichiers contenant des données personnelles.

    Depuis la mise en place du règlement général sur la protection des données (RGPD) à l’échelle européenne, il est désormais obligatoire d’obtenir le consentement de la personne concernée. De plus, les entreprises doivent maintenant tenir des registres justifiant l’utilisation qu’elles font de chaque donnée. Cependant, elles ne sont plus tenues d’envoyer une déclaration régulière à la CNIL.

    La CNIL, qu’est-ce que c’est ?

    La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a été créée par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Sa mission est de veiller à la protection des données personnelles contenues dans les traitements et fichiers, qu’ils soient sous format papier ou informatique, qu’ils appartiennent à des entités privées ou publiques.

    5 mots clés ou expressions pour comprendre le RGPD

    1. Délégué à la protection des données (DPD) : membre chargé de contrôler la conformité au RGPD et de conseiller le responsable des traitements. Les sociétés traitant des données sensibles et/ou à grande échelle ont l’obligation de désigner un DPD.

    2. Données à caractère personnel (DCP) : selon le RGPD, il s’agit de toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, tels que les noms, les prénoms, identifiants, numéros d’identification, téléphones, emails, données comportementales pouvant être rattachées à une personne.

    3. Traitement des données : toute manipulation incluant la collecte, la mise en place d’accès, le stockage, la destruction et la consultation à distance des données. Le RGPD englobe une compréhension très large du traitement des données.

    4. Profilage : forme de traitement automatisé des données à caractère personnel visant à évaluer certains aspects personnels inhérents à une personne physique (productivité au travail, état de santé, etc.). Le RGPD prévoit une surveillance renforcée de cette pratique.

    5. Privacy by Design (protection de la vie privée dès la conception) : action consistant à prendre des mesures liées à la protection des droits des personnes dès la phase de création d’un produit ou d’un service. C’est une démarche promue par le RGPD, liée au principe de responsabilisation des sociétés.

    Que faut-il déclarer à la CNIL en 2023 ?

    Notre agence de conseil en transformation digitale vous stipulera que, selon la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, lorsqu’une entreprise souhaite utiliser un enregistrement client contenant des informations personnelles, elle doit le spécifier à la CNIL et obtenir l’accord explicite du client. Cependant, cette règle est atténuée par diverses exceptions, notamment pour les fichiers ayant vocation à informer uniquement le public.

    RGPD

    Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est une législation européenne qui est entrée en vigueur le 25 mai 2018. Il vise à renforcer et à unifier la protection des données personnelles des individus au sein de l’Union européenne. Le RGPD impose des obligations strictes aux entreprises qui collectent, traitent et stockent des données personnelles, y compris les propriétaires de sites web. Il accorde aux individus des droits étendus sur leurs données, telles que le droit d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité de leurs informations personnelles.

    La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en France joue un rôle central dans l’application et la réglementation du RGPD. Elle veille à ce que les entreprises et les propriétaires de sites web respectent les principes et les exigences du RGPD. La CNIL assure la supervision, l’accompagnement et le contrôle de la mise en conformité des sites web en matière de protection des données.

    Le RGPD a instauré une approche plus rigoureuse en matière de protection des données, et il est essentiel pour les propriétaires et ceux qui font de la conception de sites web de comprendre et de respecter ces exigences. La conformité au RGPD aide à renforcer la confiance des utilisateurs et à préserver la vie privée des individus qui interagissent avec votre site web. Veillez donc à prendre en compte les principes et les obligations du RGPD lors de la déclaration de votre site web à la CNIL, afin d’assurer une protection adéquate des données personnelles de vos utilisateurs.

    N’oubliez pas que le RGPD est un cadre réglementaire évolutif, et il est recommandé de rester informé des mises à jour et des évolutions législatives dans ce domaine. La CNIL et d’autres organismes spécialisés peuvent fournir des ressources et des conseils pour vous aider à maintenir la conformité avec le RGPD et à protéger efficacement les données personnelles sur votre site web.

    Quelles sont les différentes déclarations ?

    La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés met à disposition des sociétés et des entreprises commerciales deux types de formulaires distincts. D’une part, un formulaire simplifié utilisé pour déclarer les enregistrements de données les plus succincts, tels que le formulaire simplifié n° 46 pour les opérations liées aux activités de ressources humaines. D’autre part, un formulaire approfondi destiné aux activités ne relevant pas du premier formulaire, telles que les déclarations de conformité, les avis ou les demandes d’autorisation.

    Quels sont les droits des clients ?

    Si les entités utilisant des fichiers clients ont des obligations à respecter, les clients ont également des droits. Ces droits, prévus par ces deux lois, se déclinent en trois catégories :

    1. Le droit à l’information : les clients doivent être informés que des données personnelles les concernant sont stockées dans des fichiers faisant mention de leur identité.
    2. Le droit d’accès aux données personnelles : les clients doivent avoir la possibilité d’accéder aux fichiers en question.
    3. Le droit de rectification : les clients ou visiteurs de sites internet doivent pouvoir consulter les informations les concernant afin de pouvoir les rectifier.

    Ces droits ont été confirmés et enrichis par l’arrivée du RGPD. Pour que ces droits soient applicables, le propriétaire du fichier doit préalablement s’identifier et communiquer son identité aux clients concernés. Il doit également informer les visiteurs de leur droit d’accès et de rectification.

    Quelles sont les sanctions encourues par les contrevenants ?

    Le Code pénal prévoit de lourdes sanctions pouvant aller jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende pour les délits suivants :

    1. La collecte d’informations personnelles par des méthodes frauduleuses, déloyales ou interdites.
    2. L’usage illicite de données.
    3. La conservation des données pendant une période plus longue que celle autorisée.

    Le règlement RGPD connaît une évolution

    Dans un premier temps, assurez-vous que votre site web est conforme aux recommandations mises en place par la CNIL. Dans le cas contraire, commencez par mettre en place une solution de consentement pour la collecte de cookies. Ensuite, essayez de convaincre vos visiteurs d’accepter l’utilisation des cookies. Il est important de rédiger un message clair dans l’alerte qui s’affiche lors de l’entrée sur votre site web.

    Ce changement doit être mis en œuvre rapidement. Les propriétaires de sites internet sont tenus d’effectuer une analyse d’impact sur la protection des données qui transitent sur leur site et d’analyser le traitement des données personnelles. Si ces données présentent un risque pour les droits et les libertés des individus, elles doivent être traitées avec une attention particulière.

    L’analyse d’impact est obligatoire pour tous les sites internet des entreprises, que ce soit à La Réunion ou ailleurs en France, qui collectent des données dites « à risque ». Ainsi, le propriétaire du site reste dans le cadre légal fixé par le nouveau règlement RGPD.

    Dans ce nouveau règlement RGPD, vous devez clairement indiquer à vos clients :

    1. Un registre de traitement de données défini par catégorie.
    2. Une transparence totale sur le consentement de collecte.
    3. L’assurance que les différentes données collectées ne sont disponibles que pour une durée limitée pour le propriétaire.
    4. Une protection complète des différentes informations relatives à vos clients.

    Étapes pour déclarer votre site web à la CNIL

    Si vous êtes propriétaire d’un site web et que vous collectez des données personnelles, il est essentiel de respecter la législation en vigueur en matière de protection des données. En France, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) joue un rôle clé dans la réglementation et la surveillance de ces questions. Ici, nous vous présenterons les étapes nécessaires pour déclarer votre site web à la CNIL et garantir ainsi la conformité de votre activité en matière de protection des données.

    1. Comprendre les obligations légales

    Avant de vous lancer dans le processus de déclaration, il est crucial de comprendre les obligations légales qui vous incombent en tant que propriétaire de site web. La législation en matière de protection des données, notamment la Loi informatique et libertés et le Règlement général sur la protection des données (RGPD), établit des règles strictes pour la collecte, le traitement et le stockage des données personnelles. Familiarisez-vous avec ces lois afin de vous assurer d’agir en conformité avec la réglementation.

    2. Déterminer si la déclaration à la CNIL est nécessaire 

    La déclaration à la CNIL est obligatoire dans certains cas spécifiques. Pour savoir si vous devez procéder à cette déclaration, vous pouvez consulter le site web de la CNIL et utiliser leurs outils d’aide à la décision. En général, la déclaration est requise si vous collectez, traitez ou stockez des données personnelles sensibles ou si vous avez créé un site web à des fins commerciales.

    3. Préparer les informations nécessaires

    Avant de commencer le processus de déclaration, assurez-vous d’avoir toutes les informations requises à portée de main. Cela inclut des détails sur votre site web, les types de données collectées, les finalités du traitement, les mesures de sécurité mises en place, etc. Il est important de recueillir ces informations de manière complète et précise pour faciliter le processus de déclaration.

    4. Accéder à la plateforme de déclaration en ligne 

    La CNIL propose une plateforme de déclaration en ligne qui facilite le processus de déclaration. Accédez à cette plateforme et suivez les instructions pour créer un compte et commencer la procédure de déclaration.

    5. Remplir le formulaire de déclaration 

    Une fois connecté à la plateforme de déclaration, vous devrez remplir le formulaire en fournissant toutes les informations demandées. Veillez à fournir des réponses claires et précises, en décrivant de manière détaillée les pratiques de collecte et de traitement des données sur votre site web.

    6. Soumettre le formulaire de déclaration 

    Une fois le formulaire rempli, vérifiez attentivement toutes les informations fournies. Assurez-vous qu’elles sont correctes et complètes. Ensuite, soumettez le formulaire de déclaration à la CNIL.

    7. Suivre les instructions de la CNIL 

    Après avoir soumis votre déclaration, la CNIL examinera vos informations et vous fournira des instructions supplémentaires si nécessaire. Suivez attentivement toutes les instructions et demandes de la CNIL pour finaliser le processus de déclaration.

    La déclaration de votre site web à la CNIL est une étape essentielle pour garantir la conformité légale en matière de protection des données. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pourrez effectuer la déclaration de manière efficace et conforme aux exigences légales. N’oubliez pas de mettre à jour régulièrement votre déclaration en cas de modifications dans les pratiques de collecte et de traitement des données sur votre site web. La protection des données est une responsabilité importante, et la déclaration à la CNIL est un pas important vers la sécurisation de la vie privée des utilisateurs de votre site web. Si vous avez besoin d’aide pour vous conseiller dans toutes les phases de création, d’optimisation de votre système RGPD ou de suivi de votre site web professionnel, n’hésitez plus ! Contactez Hustle More 360°.

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