COMMENT ET POURQUOI DÉCLARER VOTRE SITE WEB À LA CNIL ?

 Ce qu’il faut savoir en tant que propriétaire ou créateur de site web

Afin de minimiser les conflits liés au respect de la vie privée, le législateur français a adopté la loi du 21 juin 2004, connue sous le nom de Loi de la confiance dans l’économie numérique (LCEN), qui confirme les dispositions de la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978.

Ces lois ont été complétées en 2018 par le RGPD. Une fois votre site web achevé, vous pouvez utiliser cet outil numérique pour collecter des données et les exploiter afin de prospecter et de relancer vos clients potentiels. Cependant, il est important de déclarer la collecte de données sur votre site internet, que ce soit en France ou ailleurs dans le monde, car cela implique l’identification personnelle et comporte certains risques en matière de respect de la vie privée.

En effet, la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 exigeait que les entreprises obtiennent le consentement du client (visiteur du site web) afin d’exploiter des informations personnelles le concernant. La loi demande donc aux sociétés de déclarer auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) les services envisagés impliquant le traitement de fichiers contenant des données personnelles.

Depuis la mise en place du règlement général sur la protection des données (RGPD) à l’échelle européenne, il est désormais obligatoire d’obtenir le consentement de la personne concernée. De plus, les entreprises doivent maintenant tenir des registres justifiant l’utilisation qu’elles font de chaque donnée. Cependant, elles ne sont plus tenues d’envoyer une déclaration régulière à la CNIL.

La CNIL, qu’est-ce que c’est ?

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a été créée par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Sa mission est de veiller à la protection des données personnelles contenues dans les traitements et fichiers, qu’ils soient sous format papier ou informatique, qu’ils appartiennent à des entités privées ou publiques.

5 mots clés ou expressions pour comprendre le RGPD

1. Délégué à la protection des données (DPD) : membre chargé de contrôler la conformité au RGPD et de conseiller le responsable des traitements. Les sociétés traitant des données sensibles et/ou à grande échelle ont l’obligation de désigner un DPD.

2. Données à caractère personnel (DCP) : selon le RGPD, il s’agit de toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, tels que les noms, les prénoms, identifiants, numéros d’identification, téléphones, emails, données comportementales pouvant être rattachées à une personne.

3. Traitement des données : toute manipulation incluant la collecte, la mise en place d’accès, le stockage, la destruction et la consultation à distance des données. Le RGPD englobe une compréhension très large du traitement des données.

4. Profilage : forme de traitement automatisé des données à caractère personnel visant à évaluer certains aspects personnels inhérents à une personne physique (productivité au travail, état de santé, etc.). Le RGPD prévoit une surveillance renforcée de cette pratique.

5. Privacy by Design (protection de la vie privée dès la conception) : action consistant à prendre des mesures liées à la protection des droits des personnes dès la phase de création d’un produit ou d’un service. C’est une démarche promue par le RGPD, liée au principe de responsabilisation des sociétés.

Que faut-il déclarer à la CNIL en 2023 ?

Notre agence de conseil en transformation digitale vous stipulera que, selon la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, lorsqu’une entreprise souhaite utiliser un enregistrement client contenant des informations personnelles, elle doit le spécifier à la CNIL et obtenir l’accord explicite du client. Cependant, cette règle est atténuée par diverses exceptions, notamment pour les fichiers ayant vocation à informer uniquement le public.

RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est une législation européenne qui est entrée en vigueur le 25 mai 2018. Il vise à renforcer et à unifier la protection des données personnelles des individus au sein de l’Union européenne. Le RGPD impose des obligations strictes aux entreprises qui collectent, traitent et stockent des données personnelles, y compris les propriétaires de sites web. Il accorde aux individus des droits étendus sur leurs données, telles que le droit d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité de leurs informations personnelles.

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en France joue un rôle central dans l’application et la réglementation du RGPD. Elle veille à ce que les entreprises et les propriétaires de sites web respectent les principes et les exigences du RGPD. La CNIL assure la supervision, l’accompagnement et le contrôle de la mise en conformité des sites web en matière de protection des données.

Le RGPD a instauré une approche plus rigoureuse en matière de protection des données, et il est essentiel pour les propriétaires et ceux qui font de la conception de sites web de comprendre et de respecter ces exigences. La conformité au RGPD aide à renforcer la confiance des utilisateurs et à préserver la vie privée des individus qui interagissent avec votre site web. Veillez donc à prendre en compte les principes et les obligations du RGPD lors de la déclaration de votre site web à la CNIL, afin d’assurer une protection adéquate des données personnelles de vos utilisateurs.

N’oubliez pas que le RGPD est un cadre réglementaire évolutif, et il est recommandé de rester informé des mises à jour et des évolutions législatives dans ce domaine. La CNIL et d’autres organismes spécialisés peuvent fournir des ressources et des conseils pour vous aider à maintenir la conformité avec le RGPD et à protéger efficacement les données personnelles sur votre site web.

Quelles sont les différentes déclarations ?

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés met à disposition des sociétés et des entreprises commerciales deux types de formulaires distincts. D’une part, un formulaire simplifié utilisé pour déclarer les enregistrements de données les plus succincts, tels que le formulaire simplifié n° 46 pour les opérations liées aux activités de ressources humaines. D’autre part, un formulaire approfondi destiné aux activités ne relevant pas du premier formulaire, telles que les déclarations de conformité, les avis ou les demandes d’autorisation.

Quels sont les droits des clients ?

Si les entités utilisant des fichiers clients ont des obligations à respecter, les clients ont également des droits. Ces droits, prévus par ces deux lois, se déclinent en trois catégories :

1. Le droit à l’information : les clients doivent être informés que des données personnelles les concernant sont stockées dans des fichiers faisant mention de leur identité.
2. Le droit d’accès aux données personnelles : les clients doivent avoir la possibilité d’accéder aux fichiers en question.
3. Le droit de rectification : les clients ou visiteurs de sites internet doivent pouvoir consulter les informations les concernant afin de pouvoir les rectifier.

Ces droits ont été confirmés et enrichis par l’arrivée du RGPD. Pour que ces droits soient applicables, le propriétaire du fichier doit préalablement s’identifier et communiquer son identité aux clients concernés. Il doit également informer les visiteurs de leur droit d’accès et de rectification.

Quelles sont les sanctions encourues par les contrevenants ?

Le Code pénal prévoit de lourdes sanctions pouvant aller jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende pour les délits suivants :

1. La collecte d’informations personnelles par des méthodes frauduleuses, déloyales ou interdites.
2. L’usage illicite de données.
3. La conservation des données pendant une période plus longue que celle autorisée.

Le règlement RGPD connaît une évolution

Dans un premier temps, assurez-vous que votre site web est conforme aux recommandations mises en place par la CNIL. Dans le cas contraire, commencez par mettre en place une solution de consentement pour la collecte de cookies. Ensuite, essayez de convaincre vos visiteurs d’accepter l’utilisation des cookies. Il est important de rédiger un message clair dans l’alerte qui s’affiche lors de l’entrée sur votre site web.

Ce changement doit être mis en œuvre rapidement. Les propriétaires de sites internet sont tenus d’effectuer une analyse d’impact sur la protection des données qui transitent sur leur site et d’analyser le traitement des données personnelles. Si ces données présentent un risque pour les droits et les libertés des individus, elles doivent être traitées avec une attention particulière.

L’analyse d’impact est obligatoire pour tous les sites internet des entreprises, que ce soit à La Réunion ou ailleurs en France, qui collectent des données dites « à risque ». Ainsi, le propriétaire du site reste dans le cadre légal fixé par le nouveau règlement RGPD.

Dans ce nouveau règlement RGPD, vous devez clairement indiquer à vos clients :

1. Un registre de traitement de données défini par catégorie.
2. Une transparence totale sur le consentement de collecte.
3. L’assurance que les différentes données collectées ne sont disponibles que pour une durée limitée pour le propriétaire.
4. Une protection complète des différentes informations relatives à vos clients.